Pengertian Virtual Office
Dilansir dari Wikipedia Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia maya, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki lokasi kantor secara fisik. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara luring.
Fungsi kantor pada umumnya yaitu menjadi lokasi operasional sebuah bisnis. Karena itu dibutuhkan legalitas agar bisnis tersebut diakui dan dianggap kredibel. Salah satu contoh sebuah kantor dianggap legal adalah keberadaan domisili. Jelas bahwa kantor secara umum memiliki domisili. Tetapi, Virtual Office juga memiliki domisili yang diakui oleh pemerintah.
Selain itu virtual office juga memiliki hampir seluruh layanan yang dimiliki oleh kantor pada umumnya. Selain domisili, layanan kantor ini juga memiliki nomor telepon untuk kebutuhan bisnis, e-mail, fasilitas untuk meeting, hingga pengurusan perizinan. Keseluruhan fasilitas tersebut kurang lebih sama dengan kantor pada umumnya. Siapapun yang memulai bisnis dan membutuhkan fungsi-fungsi sebuah kantor tanpa harus membeli atau menyewa tentu bisa menggunakan layanan kantor virtual ini.
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tidak ada perbedaan secara fungsi antara Virtual Office dan kantor biasa. Namun tentu saja menggunakan virtual office dalam berbisnis jauh lebih murah. Sisa anggaran yang dimiliki bisa digunakan untuk kebutuhan esensial lain pada bisnis kamu. Misalnya anggaran digunakan untuk pemasaran produk, membangun brand, pengembangan produk, hingga gaji karyawan.
Alasan Kamu Harus Menggunakan Virtual Office
Walau secara umum serupa dengan kantor konvensional, ada beberapa karakteristik yang dimiliki oleh kantor Virtual yang tidak lepas dari sifatnya yaitu virtual dan tidak memiliki gedung fisik. Berikut adalah alasan kenapa kamu harus menggunakan virtual office :
Layanan Virtual Office
Perusahaan yang menggunkakan virtual office bisa memanfaatkan berbagai layanan. Layanan tersebut yaitu :
Layanan Menjawab Telepon
Virtual Office bisa mempertahankan fungsinya sebagai kantor konvensional dengan baik. Salah satunya adalah layanan menjawab telepon seperti resepsionis pada umumnya yang dilakukan secara profesional. Telepon yang masuk akan dialihkan pada perusahaan yang dicari. Oleh karena itu perusahaan Anda akan memiliki nomor sendiri untuk urusan administrasi, korespondensi, dan kebutuhan dengan klien.
Baca Juga : Apa ya Trend Bisnis Digital Marketing di Tahun 2023 ? Yuk Cari Tau !
Ruang Pertemuan
Seperti karakteristik kantor pada umumnya, ruang pertemuan adalah aspek yang sangatlah penting saat ingin bertemu dengan para Klien, Investor, maupun Rekan Usaha lainnya. Maka kantor virtual juga akan menyediakan layanan Ruang Pertemuan dimana tamu anda akan diarahkan pada saat tiba dikantor pertama kali, dan anda bisa menggunakkan ruang pertemuan seperti kantor pada umumnya. Ruang Pertemuan ini akan memiliki fasilitas yang berbeda-beda.
Fleksibel
Jam kerja di kantor virtual tidak terpaku pada jadwal seperti kantor pada umumnya. Karyawan bisa dengan fleksibel di mana saja dan kapan saja bekerja. Hal ini tentu berpengaruh pada kesehatan dan kesejahteraan karyawan. Mereka bisa menghemat uang yang habis untuk transportasi atau untuk makan. Selain itu mereka juga tidak perlu terjebak berlama-lama di kemacetan atau transportasi publik.
Alamat sendiri
Kantor virtual menyediakan alamat yang kredibel dan profesional untuk kebutuhan bisnis. Fungsinya bisa digunakan sebagai legalitas dan kredibilitas di mata klien. Memiliki alamat resmi tentu penting bagi operasional perusahaan, bahkan untuk strategi pemasaran alamat resmi sangat dibutuhkan. Beberapa layanan Virtual Office bahkan menyediakan layanan di pusat bisnis dan perkotaan yang membuat kantor menjadi lebih prestise.
Layanan Surat Menyurat
Tentunya dengan menggunakkan alamat Virtual Office pada Legalitas dan Website perusahaan, tidak dapat dihindari adanya surat ataupun paket yang tiba di lokasi perusahaan. Maka sangatlah penting untuk perusahaan Virtual Office dalam menyediakan layanan Surat Menyurat. Dimana surat ataupun paket yang datang akan diterima oleh seorang Resepsionis Profesional dan akan dicatat kedalam sistem. Dengan Sistem yang telah terintegrasi dengan kontak Klien Virtual Office, anda akan mendapatkan notifikasi surat tersebut secepatnya.
Baca Juga : Graha Office – Sewa Virtual Office Surabaya
Kelebihan Virtual Office
Hemat Biaya
Kelebihan utama dari kantor virtual adalah penghematan biaya. Biaya yang dibutuhkan untuk menyewa kantor virtual jauh lebih terjangkau dibanding menyewa kantor fisik. Virtual office dipercaya dapat menghemat biaya 90% dibanding beli atau sewa kantor. Selain itu, perusahaan juga tidak perlu memikirkan biaya operasional kantor seperti listrik, air, maintenance, dan sebagainya.
Reputasi dan Profesionalisme
Dengan menggunakan kantor virtual, Anda dapat menggunakan alamat yang prestisius sebagai lokasi domisili perusahaan Anda. Anda bisa memilih penyedia jasa kantor virtual yang berlokasi di gedung besar atau pusat kota.
Dengan menggunakan alamat tersebut perusahaan dapat menciptakan citra profesional di mata klien dan partner bisnis. Perusahaan akan dianggap memiliki kehadiran fisik sehingga dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
Perusahaan Dapat Fokus pada Inti Bisnis
Anda dan pekerja lainnya tidak perlu menghabiskan waktu dan energi untuk mengelola kantor fisik, serta telepon atau pesan yang masuk secara langsung. Dengan begitu Anda bisa lebih fokus pada kegiatan inti bisnis seperti upaya pengembangan produk, pelayanan pelanggan, dan pertumbuhan bisnis.
Layanan Pendukung
Layanan pendukung yang didapatkan dari jasa penyedia kantor virtual (seperti dijelaskan di atas) dapat membantu menghubungkan perusahaan dengan pelanggan dan partner secara mudah, cepat, dan teratur.
