Dikutip dari kompasiana bahwa, virtual office sebagai tempat dimana tiap-tiap individu karyawan perusahaan berbisnis, bermitra, atau menyelesaikan tugas-tugas kantor hanya dengan akses internet dan bisa diselesaikan dimana pun lokasi anggota kantor itu berada. Jadi, setiap individu menghubungkan bisnis kantor dengan individu yang lain lewat dunia maya, dengan aktif dan profesional. Kantor virtual atau Virtual Office ini bisa disebut juga dengan perkantoran online.
Sejak masa pandemi Covid-19, virtual office tengah digencarkan oleh beberapa perusahaan. Hal ini diperlukan untuk menekan angka persebaran virus Covid-19 yang semakin meningkat. Dengan begitu, interaksi antara manusia dapat dikurangi dan angka persebaran dapat ditekan.
Perbedaan Virtual Office dengan Perkantoran Biasa
Perbedaan kantor virtual dengan sewa office secara fisik tentunya memiliki perbedaan cukup signifikan. Meski demikian, saat ini sudah banyak perusahaan mengambil jasa kantor virtual. Berikut beragam perbedaan yang perlu kamu ketahui, di antaranya:
Ruang Kerja
Perbedaan pertama terletak pada ruang kerja, jika secara online atau virtual, ruangan kerja hanya berpaku pada komputer atau laptop saja. Berbeda dengan sewa office secara fisik atau konvensional, para pekerja melakukan pekerjaannya secara nyata di ruangan yang sama.
Fasilitas Bergantung Paket yang Dipilih Sebelumnya
Fasilitas virtual office bergantung pada jenis layanan yang tersedia di sana, jadi sebelumnya kamu akan memilih jenis paket terlebih dahulu untuk mendapat fasilitasnya. Berbeda dengan sewa office konvensional, fasilitas masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan biaya yang dimiliki.
Biaya Pendirian Kantor
Biaya office online cenderung lebih murah daripada konvensional maka tidak heran jika banyak disukai oleh perusahaan startup dan perusahaan level menengah. Ini karena office konvensional membutuhkan biaya sewa tanah dan bangunan.
Tekanan dari Atasan
Tekanan dari atasan selama virtual office cenderung lebih rendah daripada konvensional. Ini karena secara konvensional, terdapat pengawasan ketat dari atasan. Untuk sebagian besar orang, hal ini dapat dijadikan pemicu untuk meningkatkan produktivitas pekerjaan.
Interaksi
Bagi sebagian orang, terbatasnya interaksi secara langsung akan menyulitkan dalam proses kerja sama karena tidak dapat memahami karakter satu sama lain. Akan tetapi baik online atau konvensional tidak menutup kemungkinan untuk memperluas kerja sama.
Efisiensi Bekerja
Perbedaan selanjutnya ialah dalam hal efisiensi kerja, virtual office tidak perlu ruang kerja yang harus kamu datangi secara langsung sehingga lebih efektif. Berbeda dengan konvensional kamu harus dikejar waktu agar dapat sampai ke kantor tepat waktu.
Kelebihan Virtual Office
Menghemat Operasional Kantor
Alasan paling utama dipilihnya virtual office khususnya bagi perusahaan yang baru merintis yaitu biayanya yang lebih murah. Karena kantor virtual ini menerapkan konsep coworking space, yang tentu saja keseluruhan biaya ditanggung bersama.
Mulai dari biaya listrik, air, sampai tagihan internet. Pemilik jasa sewa virtual office sudah menyediakan semua fasilitas tersebut. Termasuk dengan inventaris perusahaan seperti meja, kursi, AC, mesin fotokopi, hingga printer. Jadi, kamu dan para karyawan hanya tinggal datang dan bekerja secara maksimal.
Bisa Berganti Kantor dengan Mudah
Kalian para pengguna sewa kantor virtual akan lebih mudah jika ingin berganti dari satu kantor ke kantor lain. Dengan alasan, mungkin karena ingin mencari kantor yang letaknya lebih strategis.
Tentunya hal ini tidak bisa kamu lakukan jika memiliki kantor tetap. Mereka tidak bisa berganti kantor sesuka hati karena akan mengeluarkan banyak sekali biaya, entah untuk menyewa tempat baru atau merenovasinya. Lain halnya jika menggunakan jasa kantor virtual, para karyawan akan bisa lebih kreatif jika berada di linkungan kerja yang suasananya nyaman dan aman. Bagaimana, tertarik?
Meningkatkan Gengsi Perusahaan
Ingin perusahaanmu dikenal banyak orang, tapi kamu menggunakan jasa kantor virtual? Jangan khawatir, hal itu tetap bisa kamu dapatkan.
Perlu kamu ingat, bahwa virtual office juga memiliki layanan yang menguntungkan, yakni memberikan alamat perusahaan.
Jadi, walaupun kantornya hanya virtual dan terdiri dari satu ruangan sedeerhana, kamu tetap bisa menggunakan alamat tersebut sebagai domisili resminya. Dengan begitu, perusahaanmu tetap akan terlihat sebagai suatu perusahaan yang memiliki nama yang diakui oleh badan hukum.
Dapat Dijadikan Sebagai Kantor Pusat
Para karyawan yang bekerja di perusahaan dengan konsep kantor virtual bisa bekerja di mana saja, tidak melulu harus melakukan tatap muka di kantor. Artinya, kamu bisa menggunakan kantor sementara waktu untuk proses merekrut pegawai.
Sementara para karyawan bisa tetap bekerja dan berkomunikasi secara real time di mana saja, termasuk WFH (work from home). Pekerjaan mereka tidak akan terganggu sama sekali, kendati tidak berangkat ke kantor dan bertemu karyawan yang lain.
Keuntungan Perusahaan Semakin Besar
Dengan pengeluaran yang sedikit, tentunya perusahaan yang menggunakan jasa kantor virtual akan lebih mendapat banyak untung. Dari anggaran yang tersisa, perusahaan bisa menggnakan biaya pemasaran agar produk lebih menarik, membangun brand awareness, sampai pengembangan produk.
Selain itu, uang tersebut juga bisa juga digunakan untuk mensejahterakan karyawan. Dengan cara itu, maka seluruh pihak akan memperoleh keuntungan dan tentunya berimbas pada peningkatan performa para karyawan. Berbagai proyek dari klien pun bisa karyawan kerjakan dengan baik, sehingga keuntungan perusahaan otomatis meningkat.
Baca Juga Ini Dia 7 Manfaat dari Virtual Office Yang Harus Kamu Tau !
Punya Daya Tarik Tersendiri
Perusahaan yang menggunakan konsep kantor virtual ternyata mampu memberikan daya Tarik tersendiri. Bukan hanya untuk para klien, melainkan juga bagi para calon karyawan yang sedang mencari pekerjaan.
Perusahaan yang berkonsep virtual office biasanya akan lebih berusaha untuk menonjolkan dirinya agar memiliki kesan pertama baik di mata klien.
Mereka akan lebih berambisi untuk dilirik oleh klien dengan kemampuan yang dimiliki. Lengkap juga dengan alamat resmi perusahaan yang ada di dalamnya, tentunya klien tidak akan khawatir dengan kredibilitas karyawan maupun perusahaan tersebut.
Begitu pula dengan para calon karyawan. Mereka biasanya akan tertarik dengan konsep kantor virtual karena suasana dan lingkungan yang mendukung pekerjaan. Selain desain kantor yang dirancang senyaman dan seaman mungkin, letak strategis juga turut menjadi pertimbangan.
Fasilitas dan Fitur yang Mendukung Bisnis
Telah kita bahas di atas bahwa perusahaan penyedia virtual office juga akan menyediakan berbagai macam fasilitas yang sangat mendukung bisnis.
Jika perusahaanmu ingin menggunakan konsep kantor virtual seperti ini, pastikan kamu memiliki virtual office dengan fasilitas dan harga yang sesuai dengan penawaran. Semakin banyak fasilitas dalam kantor virtual yang perusahaanmu dapatkan, maka akan memudahkan bisnismu kedepannya.
Misalnya fasilitas dan fitur, yakni alamat domisili perusahaan, layanan surat menyurat, jaringan internet, tanda tangan digital, loker penyimpanan khusus, serta masih banyak lagi.
Kekurangan Virtual Office
Kurangnya interaksi karyawan dengan pemilik usaha
Karena setiap karyawan bekerja secara remote, pemilik perusahaan online biasanya jarang memiliki interaksi fisik dengan anak buah mereka. Interaksi yang dilakukan biasanya hanya melalui telepon, chat, atau video call. Meskipun kelihatannya efisien, tapi sedikit banyak hal ini dapat mempengaruhi kinerja dan laju perusahaan. Kurangnya interaksi sosial biasanya akan menimbulkan kesalahpahaman dan ketidakcocokan. Untuk mengantisipasinya, pertemuan rutin atau gathering harus selalu dilakukan.
Karyawan kurang fokus
Karena bekerja secara remote dan tidak berinteraksi langsung dengan pemimpin perusahaan, karyawan cenderung mudah kehilangan fokus saat menyelesaikan tugas mereka. Untuk menegur secara langsung pun tidak bisa, karena virtual office hanya disewa alamatnya bukan tempatnya.
Sering terhambat masalah teknis
Listrik mati atau gangguan jaringan internet merupakan masalah yang sering dihadapi bagi penyewa virtual office, masalah semacam ini bisa menjadi hambatan. Tidak adanya listrik atau jaringan internet akan membuat komunikasi antar karyawan dan pemimpin perusahaan terputus sementara waktu. Akibatnya banyak pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan tepat waktu dan menghambat laju perusahaan.
Karyawan merasa kesepian
Karena tidak bertatap muka secara langsung dengan rekan sejawat maupun pimpinan, beberapa karyawan perusahaan yang menyewa virtual office mungkin akan merasa kesepian. Hal ini bisa saja menurunkan minat dan motivasi mereka yang berakibat pada menurunnya kinerja.
Untuk mengantisipasi hal ini, sesekali mengadakan meeting di sebuah restoran atau kafe mungkin efektif agar karyawan memiliki variasi lingkungan kerja. Jika setiap karyawan berlokasi di kota yang berbeda , melakukan video call bersama mungkin bisa menjadi solusi sementara yang dapat menumbuhkan semangat mereka.
